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Warenwirtschaftsoftware: Effiziente Lösungen für Unternehmen

Um Wareneingang und -ausgang effizient zu managen, den Lagerbestand im Blick zu behalten und das Sortiment zu optimieren, brauchen Unternehmen zuverlässige Unterstützung. Warenwirtschaftssoftware steuert den Warenfluss, erfasst und verwaltet waren- und kundenbezogene Daten, unterstützt bei der Rechnungsstellung und bietet vielfältige statistische Auswertungen an.

Smithsonian Lager © Freeimages.com/ Doug Clayton

Was ist Warenwirtschaftssoftware?

Welche Produkte befinden sich im Bestand? Welche Waren müssen nachbestellt werden? Eine Warenwirtschaftssoftware, auch als Warenwirtschaftssystem oder kurz WWS genannt, unterstützt Unternehmen dabei, den Überblick über den Warenbestand und Warenbewegungen zu behalten. Wer Handel betreibt, sollte sich daher nicht nur um wirkungsvolle Backup-Systeme und Software zum Wissensmanagement, sondern auch um eine gute Warenwirtschaftssoftware Gedanken machen.

Das computergestützte Verfahren erlaubt es Unternehmen unter anderem, genau zu erfassen, welche Waren sich zum aktuellen Zeitpunkt im Lager befinden, den Lagerplatz effizient zu verwalten und führt dadurch auch dazu, dass Inventuren sich schneller abwickeln lassen. Über die WWS überwachen Unternehmer zudem den Wareneingang und Warenausgang, können Rechnungen einfacher prüfen und den Versand von Produkten leichter abwickeln. Im Einkauf bietet die WWS Unterstützung bei der Angebotsverwaltung, der Disposition und der Reklamation. Im Verkauf bietet die Software übersichtliche Möglichkeiten, um Retouren zu managen, Waren auf Verkäufer bzw. Vertreter zu verteilen und spezielle Verkaufsaktionen zu planen.

Auf Warenwirtschaftssysteme greifen längst nicht mehr nur große Kaufhäuser und Handelsketten zurück. Auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) können von geeigneter Warenwirtschaftssoftware profitieren.

Warenwirtschaftssoftware passend für Ihr Unternehmen

Das Angebot an Warenwirtschaftssystemen ist groß und reicht von kostenlosen Open Source-Lösungen bis hin zu sehr umfangreichen und kostspieligen Programmen. Das wichtigste Kriterium bei der Auswahl einer WWS: Das Programm muss zum eigenen Unternehmen passen. Ein großes Handelsunternehmen oder ein Online-Kaufhaus hat andere Bedürfnisse als ein KMU mit hauptsächlich lokalem Kundenstamm oder ein Einzelunternehmer. Die Anforderungen unterscheiden sich zudem je nach Branche, Art des Verkaufs, Anzahl der Beschäftigten und dem zur Verfügung stehenden Budget.

Große Unternehmen greifen nicht selten auf SAP-basierte Lösungen zurück. Software, die sich speziell an große Handelsketten und Warenhäuser richtet, können KMU jedoch schnell überfordern. Je mehr Funktionen das Programm bietet, umso mehr Daten müssen auch eingegeben und gepflegt werden. Anstatt Zeitersparnis zu bieten, wird die WWS da schnell zum Zeitfresser.

Kleine und mittelständische Unternehmen können zum Beispiel vom Programmm Lexware-warenwirtschaft-premium profitieren. Die übersichtlich gestaltete Software erlaubt eine einfache Bedienung und bringt alle wesentlichen Funktionen mit.

Welche weiteren Kriterien muss eine Warenwirtschaftssoftware erfüllen?

Neben einem Funktionsumfang, der zum eigenen Unternehmen passt, und einer übersichtlichen Benutzeroberfläche muss eine WWS noch weitere Voraussetzungen erfüllen:

  • Das Programm muss aktuell sein, um auch auf kurzfristige Änderungen zu reagieren.
  • Die Software muss zuverlässige und genaue Daten liefern.
  • Die Software muss eine hohe Sicherheit gewährleisten.
  • WWS sollte individualisierbare Auswertungsmöglichkeiten bieten.
  • Optimal ist die direkte Anbindung an ein Kassensystem, damit Verkäufe direkt verbucht werden können.
  • Eine Schnittstelle zu einem Buchhaltungsprogramm ist von Vorteil.
  • Im Idealfall können Unternehmer auch mobil auf das Warenwirtschaftssystem zugreifen. So können Vertreter auch von unterwegs aus Bestellungen vermerken, Einkäufer den Warenbestand noch auf dem Großmarkt anpassen, Kunden- und Lieferdaten sind jederzeit erreichbar.

Vorteile von Warenwirtschaftssystemen

Durch eine zuverlässige Warenwirtschaftssoftware können Unternehmen wichtige Kennzahlen jederzeit transparent und zuverlässig auswerten. Viele Arbeitsabläufe, wie die Angebots- und Rechnungserstellung oder das Retourenmanagement lassen sich automatisieren. Das spart Zeit im Arbeitsalltag.

Auch mehrere Lager lassen sich mit einer Warenwirtschaftssoftware effizient verwalten, der Einkauf lässt sich optimieren. Statistiken zeigen, welche Produkte sich wirklich gut verkaufen und welche eher Ladenhüter sind. Dadurch lässt sich das Sortiment an die tatsächliche Nachfrage anpassen.

Warenwirtschaftssysteme erlauben es zudem, alle Vertriebskanäle in einem System zu koordinieren. Wer über mehrere Kanäle verkauft, behält so immer den Überblick über Bestellungen, abgehende Ware und eingehende Zahlungen.

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